Sabtu, 26 Mei 2012

Kartu Kendali


Kartu Kendali

Pencatatan surat dengan kartu kendali digunakan pada Sistem Pola Baru Kaersipan atau sistem Kartu Kendali yang diperkenalkan Arsip Nasional RI. Kartu Kendali yang
digunalkan untuk mencatat surat-surat penting, dan jumlahnya rangkap 3 (tiga) dengan warna yang berbeda :
a. Kartu Kendali I : Disimpan di bagian pencatatan surat dan berfungsi sebagai
pengganti buku agenda.
b. Kartu Kendali II : Disimpan di bagian ennataan dan berfungsi sebagai pengganti
buku ekspedisi.
c. Kartu Kendali III : Disimpan di unit pengolahan.
Sarana pencatatan lain yang digunakan dalam sistem Kartu Kendali adalah Lembar pengantar. Lembar Pengantar digunakan untuk mencatat surat biasa dan surat rahasia. Jumlah Lembar pengantar yang digunakan dalam pencatatan surat adalah rangkap 2 (dua).
Kelebihan :
- Kartu Kendali mudah ditata karena ukuran kecil.
- Surat tidak berdasarkan nomor agenda, melainkan berdasarkan Klasifikasi surat.
- Dapat digunakan sebagai sarana penelusuran surat.
Kelemahan :
- Kartu kendali berupa lembaran, sehingga mudah hilang
- Apabila petugas tidak memahami isi informasi surat, maka pemberian Klasifikasi
surat menjadi tidak tepat.
Pengurusan surat dengan menggunakan Kartu Kendali disebut sistem Kartu Kendali atau sistem Kearsipan Pola Bisa (SKPB). Sistem kartu Kendali dibuat oleh ANRI bekerjasama dengan LAN pada tahun 1972 dan mulai dikenalkan ke lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta pada tahun 1976. sistem tersebut dimaksudkan untuk menggantikan Sistem Agenda (sistem lama yang dianggap sudah tidak relevan dengan perkembangan jaman).

Pengurusan Surat Dengan Kartu Kendali
Pengurusan surat dimaksudkan untuk mendapatkan kecepatan, ketepatan, dan keamanan dalam penyampaian surat ke Unit-unit Pengolah. Semakin cepat surat sampai di Unit Pengolah maka akan semakin cepat pula surat ditindaklanjuti / diselesaikan. Prosedur pengurusan surat dimulai dari surat masuk di Unit Kearsipan sampai pada surat diproses di Unit Pengolah.
Pengurusan Surat di Unit Kearsipan meliputi :
1. Penerimaan surat.
a. Menerima surat baik yang dikirim melalui post maupun kurir.
b. Meneliti kebenaran alamat surat.
c. Menyortir surat antara surat yang boleh dibuka dan surat tertutup/rahasia/pribadi
d. Membuka amplop yang boleh dibuka dan meneliti kebenaran alamat dan
 surat
e. Menyampaikan surat kepada pengarah

2. Pengarahan surat.
a. Menentukan antara surat penting, biasa dan surat rahasia
b. Menentukan nama Unit Pengolah
c. Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat.
d. Menyampaikan ke Pencatat
3. Pencatatan
Surat penting
a. Mencatat kode klasifikasi surat dalam Daftar pengendali untuk memperoleh nomor urut
b. Mencatat informasi surat ke dalam kartu kendali rangkap empat
c. Menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pendistribusi
Surat biasa dan rahasia
a. Mencatat dalam lembar pengantar rangkap dua
b. Menyampikan kepada pendistribusi
4. Pendistribusian/pengiriman
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pendistribusian adalah menyampiakan surat beserta sarana pengendalian ( kartu kendali /lembar pengantar ) sebagai bukti pengiriman di Unit pengolah.
5. Pengendalian/penyimpanan sarana pengendalian
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengendalian adalah menyimpan sarana pengendalian yaitu kartu kendali dan lembar pengantar.
a. Menyimpan kartu kendali lembar 1 berdasarkan kode klasifikasi, kartu kendali ke 2 berdasarkan instansi dan tanggal surat, dan kartu kendali ke 3 berdasarkan kode klasifikasi.
b. Menyimpan lembar pengantar ke 1 berdasarkan Unit Pengolah dan tanggal pengiriman.


Pengurusan surat masuk di Unit Pengolah meliputi :
Surat Penting.
Menerima surat beserta kartu kendali dari Unit Kearsipan
a. Mencantumkan paraf tanda terima pada kartu kendali
b. Mencatat dalam lembar disposisi
c. Menyampaikan surat beserta lembar disposisi ke Pimpinan
d. Menyimpan kartu kendali lembar 1 berdasarkan kode klasifikasi
e. Menyampaikan surat ke Pelaksana sesuai disposisi Pimpinan
f. Menyimpan lembar disposisi ke 2 berdasarkan tanggal penyelesaian
g. Membantu memantau penyelesaian surat
h. Menyimpan surat.
Surat biasa dan rahasia
a. Mencantumkan paraf pada lembar pengantar kesatu dan mengembalikan kepada UnitKearsipan
b. Mencatat dalam lembar disposisi rangkap 2 dan menyampaikan ke Pimpinan
c. Menyampaikan surat ke Pelaksana sesuai disposisi pimpinan
d. Menyimpan lembar pengantar ke dua secara kronologis.
e. Menyimpan surat
Pengurusan Surat Keluar.
Surat keluar dibedakan antara surat penting dan rahasia. Dalam pengurusan surat keluar prosesnya dimulai dari Unit Pengolah yaitu sebagai berikut :
Surat penting
Pengurusan di Unit Pengolah meliputi :
a. Unit pengolah membuat surat keluar sampai pada penandatanganan pejabat yang
berwenang.
b. Surat disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk dicatat dalam Kartu kendali.
c. Menyimpan Kartu kendali lembar ketiga
d. Menyimpan surat
Surat rahasia
a. Surat keluar yang bersifat rahasia sepenuhnya menjadi kewenangan Unit Pengolah. Dalam hal ini Unit Pengolah memproses surat tersebut sampai pada penyampulan. Selanjutnya disampaikan ke Unit Kearsipan untuk dicatat dan dikirim sesuai alamat
b. Menyimpan kartu kendali lembar ke 3
c. Menyimpan surat rahasia
Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan
Surat Penting
a. Mencatat dalam kartu kendali rangkap tiga
b. Mengirim surat sesuai alamat
c. Menyimpan kartu kendali lembar 1 dan 2
Surat rahasia
a. Memberi nomor surat sesuai pesanan
b. Mencatat surat dalam kartu kendali sesuai informasi yang ada pada sampul
c. Mengirim surat sesuai alamat
d. Menyimpan kartu kendali lembar 1 dan 2

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar