Kartu Kendali
Pencatatan
surat dengan kartu kendali digunakan pada Sistem Pola Baru Kaersipan atau
sistem Kartu Kendali yang diperkenalkan Arsip Nasional RI. Kartu Kendali yang
digunalkan untuk
mencatat surat-surat penting, dan jumlahnya rangkap 3 (tiga) dengan warna yang
berbeda :
a. Kartu Kendali
I : Disimpan di bagian pencatatan surat dan berfungsi sebagai
pengganti buku
agenda.
b. Kartu Kendali
II : Disimpan di bagian ennataan dan berfungsi sebagai pengganti
buku ekspedisi.
c. Kartu Kendali
III : Disimpan di unit pengolahan.
Sarana
pencatatan lain yang digunakan dalam sistem Kartu Kendali adalah Lembar
pengantar. Lembar Pengantar digunakan untuk mencatat surat biasa dan surat
rahasia. Jumlah Lembar pengantar yang digunakan dalam pencatatan surat adalah rangkap
2 (dua).
Kelebihan
:
- Kartu Kendali
mudah ditata karena ukuran kecil.
- Surat tidak
berdasarkan nomor agenda, melainkan berdasarkan Klasifikasi surat.
- Dapat
digunakan sebagai sarana penelusuran surat.
Kelemahan
:
- Kartu kendali
berupa lembaran, sehingga mudah hilang
- Apabila
petugas tidak memahami isi informasi surat, maka pemberian Klasifikasi
surat menjadi
tidak tepat.
Pengurusan
surat dengan menggunakan Kartu Kendali disebut sistem Kartu Kendali atau sistem
Kearsipan Pola Bisa (SKPB). Sistem kartu Kendali dibuat oleh ANRI bekerjasama
dengan LAN pada tahun 1972 dan mulai dikenalkan ke lembaga-lembaga pemerintah
maupun swasta pada tahun 1976. sistem tersebut dimaksudkan untuk menggantikan
Sistem Agenda (sistem lama yang dianggap sudah tidak relevan dengan
perkembangan jaman).
Pengurusan Surat
Dengan Kartu Kendali
Pengurusan
surat dimaksudkan untuk mendapatkan kecepatan, ketepatan, dan keamanan dalam
penyampaian surat ke Unit-unit Pengolah. Semakin cepat surat sampai di Unit
Pengolah maka akan semakin cepat pula surat ditindaklanjuti / diselesaikan.
Prosedur pengurusan surat dimulai dari surat masuk di Unit Kearsipan sampai
pada surat diproses di Unit Pengolah.
Pengurusan
Surat di Unit Kearsipan meliputi :
1. Penerimaan
surat.
a.
Menerima surat baik yang dikirim melalui post maupun kurir.
b.
Meneliti kebenaran alamat surat.
c. Menyortir surat antara surat yang
boleh dibuka dan surat tertutup/rahasia/pribadi
d.
Membuka amplop yang boleh dibuka dan meneliti kebenaran alamat dan
surat
e.
Menyampaikan surat kepada pengarah
2. Pengarahan
surat.
a.
Menentukan antara surat penting, biasa dan surat rahasia
b.
Menentukan nama Unit Pengolah
c.
Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat.
d.
Menyampaikan ke Pencatat
3. Pencatatan
Surat penting
a. Mencatat kode klasifikasi surat dalam
Daftar pengendali untuk memperoleh nomor urut
b.
Mencatat informasi surat ke dalam kartu kendali rangkap empat
c. Menyampaikan surat beserta kartu
kendali rangkap tiga kepada pendistribusi
Surat biasa dan
rahasia
a.
Mencatat dalam lembar pengantar rangkap dua
b.
Menyampikan kepada pendistribusi
4.
Pendistribusian/pengiriman
Kegiatan
yang dilaksanakan dalam tahap pendistribusian adalah menyampiakan surat beserta
sarana pengendalian ( kartu kendali /lembar pengantar ) sebagai bukti pengiriman
di Unit pengolah.
5.
Pengendalian/penyimpanan sarana pengendalian
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap
pengendalian adalah menyimpan sarana pengendalian yaitu kartu kendali dan
lembar pengantar.
a. Menyimpan
kartu kendali lembar 1 berdasarkan kode klasifikasi, kartu kendali ke 2
berdasarkan instansi dan tanggal surat, dan kartu kendali ke 3 berdasarkan kode
klasifikasi.
b. Menyimpan
lembar pengantar ke 1 berdasarkan Unit Pengolah dan tanggal pengiriman.
Pengurusan
surat masuk di Unit Pengolah meliputi :
Surat
Penting.
Menerima surat
beserta kartu kendali dari Unit Kearsipan
a. Mencantumkan
paraf tanda terima pada kartu kendali
b. Mencatat
dalam lembar disposisi
c. Menyampaikan
surat beserta lembar disposisi ke Pimpinan
d. Menyimpan
kartu kendali lembar 1 berdasarkan kode klasifikasi
e. Menyampaikan
surat ke Pelaksana sesuai disposisi Pimpinan
f. Menyimpan
lembar disposisi ke 2 berdasarkan tanggal penyelesaian
g. Membantu
memantau penyelesaian surat
h. Menyimpan
surat.
Surat
biasa dan rahasia
a. Mencantumkan
paraf pada lembar pengantar kesatu dan mengembalikan kepada UnitKearsipan
b. Mencatat
dalam lembar disposisi rangkap 2 dan menyampaikan ke Pimpinan
c. Menyampaikan
surat ke Pelaksana sesuai disposisi pimpinan
d. Menyimpan
lembar pengantar ke dua secara kronologis.
e. Menyimpan
surat
Pengurusan
Surat Keluar.
Surat keluar
dibedakan antara surat penting dan rahasia. Dalam pengurusan surat keluar prosesnya
dimulai dari Unit Pengolah yaitu sebagai berikut :
Surat
penting
Pengurusan di
Unit Pengolah meliputi :
a. Unit pengolah
membuat surat keluar sampai pada penandatanganan pejabat yang
berwenang.
b. Surat
disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk dicatat dalam Kartu kendali.
c. Menyimpan
Kartu kendali lembar ketiga
d. Menyimpan
surat
Surat
rahasia
a. Surat keluar
yang bersifat rahasia sepenuhnya menjadi kewenangan Unit Pengolah. Dalam hal
ini Unit Pengolah memproses surat tersebut sampai pada penyampulan. Selanjutnya
disampaikan ke Unit Kearsipan untuk dicatat dan dikirim sesuai alamat
b. Menyimpan
kartu kendali lembar ke 3
c. Menyimpan
surat rahasia
Pengurusan Surat
Keluar di Unit Kearsipan
Surat
Penting
a. Mencatat
dalam kartu kendali rangkap tiga
b. Mengirim
surat sesuai alamat
c. Menyimpan
kartu kendali lembar 1 dan 2
Surat
rahasia
a. Memberi nomor
surat sesuai pesanan
b. Mencatat
surat dalam kartu kendali sesuai informasi yang ada pada sampul
c. Mengirim
surat sesuai alamat
d. Menyimpan
kartu kendali lembar 1 dan 2
izin copas buat tugas kearsipan min..
BalasHapusthanks
brp hrg cetak kartu kendali itu skrg ya?
BalasHapus